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用文件管理财务

时间: 2020-08-03点击:473

如果众多的发票、订单、收货记录等纸质文件正严重影响着公司的效率和对客户的服务质量,那么就有必要试试用文件管理来解决它。
国内一家大型的物流公司正在为每天都有大量的收货记录而感到困惑,每天成千上万的收支单据,各种票据的管理让公司高层苦不堪言,“一旦客户向我们索要过去的记录和发票的时候,通常要一周或者更长的时间我们才能做出反应”,该公司的一位高层表示这种局面已经严重影响了公司的服务效率和质量。
这种情况在大量使用纸质发票、单据的公司里并不少见,如果是基于原来的管理方式采用纸张查询,效率很低,而且纸质文件很容易丢失。那么有没有可能采用收货记录服务建立一个在线平台,就可以让全国各地、甚至全球的客户去网上查自己的订单或者货物运出的状态,企业就可以省去很大一笔管理费用,同时也极大地提高了企业的运营效率?
富士施乐最近就在中国推出了专门关注企业财务管理,帮助客户提高效率、控制成本的服务项目——财务管理服务。
财务难题源自文件
千万不要误会了富士施乐怎么做起财务管理了,其实这种财务管理的核心还是文件管理。财务管理服务(FAS,Finance and Administration Services),它是一种精简并优化在客户核心财务流程中与处理非结构化数据信息相关的文件管理服务。说得简单一些,财务管理服务其实是文件管理服务的一种。
财务管理服务主要处理的是非结构化的数据信息。非结构化的数据信息,就是基于纸质文件存在的信息。在财务部这样的文件非常多,无论是发票、订单、收货记录以及报表和各方面的票据等等,都是基于纸质的非结构化信息。
据富士施乐全球服务部业务发展经理陈雪波介绍,如何把这些非结构化信息有效管理起来,从而为企业的日常运作提供相关支持,这就是FAS专注的重点。
企业财务管理中存在很多个流程,包括固定资产的管理、总帐、财务管理、财务报告、财务支付和财务收款等等。富士施乐之所以选择财务支付服务作为重点服务产品来拓展,是因为从财务流程的特点上看,财务支付流程是一个高交易量和占用大量人力的流程,同时也是一个文件密集的流程。
统计显示,有70%-80%的交易量是集中在财务支付和财务收款上,这两个流程中的文件发生量最大。文件合约、发票、订单、收货记录,这些文件在企业中一般都是以纸质方式存在,这些纸质文件最后都会归拢到财务部门进行相关的处理,这就造成了企业在这两个方面的管理压力非常大。因此,富士施乐会首先重点拓展财务支付服务。
一般来说,财务管理服务包括四个内容:财务支付服务AccountsPayable(AP)、财务收款服务AccountsReceivable(AR)、收货记录服务ProofofDelivery(PoD)、合约管理服务ContractManagement,很多时候合同是归财务部管理的,由于合约的存储量太大,如果合约管理没有建立一个非常好的系统,查询工作就会成为一个很大的问题。
文件管理让财务更简单
由此可以看到,财务管理服务帮助企业发掘隐藏的机会来节约开支,并通过精益六西格玛的方法采用数字化的技术来完善那些文件密集的业务流程,进而加速企业的重大决策过程.

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