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有交情,好办事

时间: 2019-12-30点击:596

有交情,好办事 
 
想要在组织内出人头地,光有能力还不够,你和哪些人有不错的交情,也是重要的因素。如何让自己成为一个容易亲近的人?如何找到以及认识公司内重要的关键人士?这些都是必须学会的人际关系技巧。
 
我们往往只顾着做自己的事情,在公司里除了邻座的同事外,却没认识几个人。每次遇到问题,总是找不到人帮忙,要不就是得千拜托万拜托。然而有人却可以一通电话,5分钟就搞定所有事情。 尽管公司的工作都有一定的程序和规定,但如果你和所谓的关键人士(key person)有一些交情,事情就好办多了。这个人在组织内有一定的地位或影响力,紧急时他可以找人帮你加班赶工,碰到问题时他会帮你想出办法。 这就是有交情的好处。既然交情如此重要,该从何做起呢?
别让自己成为难搞的人
想要和别人打好关系,得先从自己开始。在别人眼中,你是一个怎样的人?在你走向别人之前,先让自己成为一个容易亲近或是让人印象深刻,想要认识的人。 第一印象最重要。当你在公司与别人初次碰面的几秒钟内,他对你的印象就已经定型。就算你再热情、再风趣,却可能因为一次不经意的冷淡表情,从此被列入不受欢迎名单之列。当不认识的人走到你身边请教你某个问题,你是用什么样的态度或语气回答?在走廊上或在茶水间碰到人,你是低着头不说话,还是跟每位遇到的人微笑打招呼,包括认识与不认识的人?当你和其他部门往来时,是抱着热情的态度,还是表现出一副公事公办的模样?即使在自己的办公室里,也要像出席正式场合一样谨慎,注意自己的言行。办公室就是你的表演舞台,你的一举一动,其他人都看得很清楚。
 
见面三分情。一旦见过面,就有熟悉感,要建立关系就容易多了。
「人们比较喜欢熟悉的事物,熟悉感主要来自于面对面的接触,我们通常对于常见面的人比较有好感。」
 
因此,制造碰面的机会是很重要的。不要一进办公室就整天坐在自己的位置上。偶尔起身走一走,遇到人不要只是点头微笑而已,可以随意问对方:「最近在忙什么?」或者,当你有任何事情需要讨论时,尽量通过面对面沟通,而不是用电话或e-mail。
碰面次数多了,感觉变得熟悉,关系自然而然就建立起来。
把握表现机会。除了让人感觉容易亲近之外,更要让大家看到你的能力。特别是参加有重要人士出席的场合时,更要好好把握机会,适时表达自己的意见。例如开会时,一定要强迫自己至少发言一次。保持沉默,就别想有人会注意到你。
不过,发言也需要技巧,你可以先观察其他人的做法,包括怎么样的说法比较容易被接受,其他人通常会有什么反应。不要急着表现自己,谋定而后动。
认识对的人,事半功倍
当然,建立关系也得看对象,在组织里和哪些人有交情,可是会大大影响你做事的成功概率以及个人的行情。
有3种类型的关键人士你不能不知道。
谁握有正式权力?
你要知道公司内各部门或事业单位的各级主管或负责人是谁。不要以为这些人和你没有关系,或是觉得自己不可能有机会认识这些人。重点是,当你碰到这些人时,你能认得出他们是谁吗?如果认不出来,就连攀谈的机会都没有,更别提建立关系了。
谁具有隐形影响力?
除了知道台面上的人物外,更要打听公司内部非正式的权力关系。这些人也许不是主管,但是因为工作年资较久或者具备某种特殊专业能力,因此拥有很大的影响力,或者与上述的重要主管有非常紧密的联系。
这种非正式的网络关系需要花时间去观察,例如开会时哪些人的意见往往左右了其余所有人的想法?哪些人非常受欢迎,公司内常有不同的人邀他一起吃午餐?这些都是值得注意的信息。
谁是潜力股?
这些人现在并没有取得重要的职务,但是表现非常优秀,未来有可能担任重要的主管职务,因此这些人也不可忽略。你可以观察,公司重要的专案或工作都是指派给哪些人?出席重要的场合或会议时,老板身边通常出现哪些人?从以上的线索就可找出哪些人是公司刻意栽培的未来明星。
当然除了这些重要人物之外,更别忘了大人物身边的小人物,也就是主管的秘书或助理。他们通常掌握了许多关键信息,可以适时提供协助与提醒,至少你会知道该用什么方法比较容易说服他的老板,答应你的要求或是助你一臂之力。
但是也不能做得太过明显,直接提出要求,而是要靠平时的努力。例如,不论大小事情,都要感谢他们的帮忙。时间久了,当他们知道你有困难,自然会主动帮忙。
打开自己的心,才能赢得别人的心
当你了解哪些人在公司真正具有举足轻重的地位之后,就得努力建立良好的关系,第1步就是打开自己的心。
人际关系的4种不同层次: 
开放自我(public self)代表的是,关于你这个人的所有信息当中,自己知道、别人也知道的部份。例如你的名字、职衔、休闲兴趣等。
盲目自我(blind self)是指别人知道、但自己不知道的部份。例如别人有注意到你的某些行为方式或说话习惯,但是你自己没有发觉。因此我们非常需要他人的反馈意见,才能更了解自己。
隐藏自我(hidden self)则代表自己知道、但别人不知道的部份,也就是你刻意隐瞒的个人隐私。唯有主动自我揭露(self-disclosure),才能让别人更认识你。
未知自我(unknown self)指的是包括你自己和别人都不知道的部份,也许是未被发掘的潜能,或是被压抑的感觉等等。
随着关系的进展,开放自我的区域会愈来愈扩大,盲目与隐藏自我的部份会愈来愈小。换句话说,建立关系的关键就在于扩大开放自我的部份,一方面学习开放自己,和别人分享关于你的事情(缩小隐藏自我),另一方面虚心接受别人给予我们的意见(缩小盲目自我)。
当然,一切得由你开始。研究发现,自我揭露的程度与关系满意度,存在有显着相关。当你对别人表达个人感受或是较为私密的事情时,就代表了你信任对方,对方也会感受到,并因此对你产生信任或好感,愿意和你分享他个人的事情,你们的关系就会更进一步。
制造机会,让对方认识你
至于要如何制造机会接近这些人、让他们认识你,并留下深刻的印象?以下是几位专家提供的建议:
1.请教工作有关的问题。
要认识对方,总得有个理由,最好的理由就是工作上的问题。例如你可以说:「我知道你非常了解消费趋势,所以想找机会向你请教相关问题,因为最近我正要提出新产品开发计划。」 你可以询问主管或同事的意见,告诉你应该向谁请教,这样就更容易找到适合的人。
2.分享有用的信息。
建立交情很重要的方法就是信息的分享,你必须了解这些关键人士最近在做些什么,当你知道相关的信息时便可以告诉对方。但不要三不五时就转寄e-mail给对方,这样只会让他感到厌烦。
3.及时给予赞美。情感诉求永远是人际关系最好的催化剂,人们内心最渴望获得3种情感的肯定:觉得自己是受喜爱的(loveable)、有能力的(capable)、有价值的(worthy)。
打开你的观测雷达,随时注意周围人事物有哪些细微的变化。例如某个人的穿着打扮或发型有改变,就可适时说几句赞美的话;或者对于办公桌上特别的摆饰表现出好奇的态度;或者告诉对方,他在会议上说过的某句话令你印象深刻…… 「赞美愈具体愈好,如果是别人所没注意到的细节,更会让对方印象深刻,」
此外,时机也很重要,不要等到事情过了1个月后再来赞美,就显得没诚意了。
 4.再难搞的人,也要保持好关系。组织内总是有些人难以相处,但愈是难搞的人,愈要花心思。你不需要和他成为好朋友,但至少保持良好的工作关系,让自己好办事。 
「要建立长期关系,最重要的策略就是『无条件给予建设性反应』(unconditionally constructive),」。
 
不论对方的态度或行为如何,都不要过度反应,重点在于完成工作,至于彼此之间的互动方式,除非有明显不合情理的地方,否则不需要太坚持。 举例来说,某个人情绪暴躁,动不动就大发雷霆,很难心平气和地讨论事情。面对这样的情况,最好的做法就是对他的情绪视而不见,语气和缓地说:「现在我知道你的考量……,也许我们可以……」别让自己的情绪随着对方起舞,这样只会引起对方更激烈的反应。
或者,有些人态度冷淡,做事拖拖拉拉,所有的工作都卡在他这一关,无法进行后续的作业。你不需要口气强硬地质问他,比较好的应对方式是软硬兼施。
一方面,肯定他的工作的重要性以及表达对他的感谢,而不是把他的工作视为理所应当;同时,将工作流程与执行进度e-mail给所有相关人员,当然包括你的主管,一方面让大家清楚所有的情况,另一方面也可间接给这个人压力。 
信中只要陈述事实就好,不需要有任何指责性字眼。例如:「目前由×××负责处理……,应该可以在×××日完成,即可赶上最后进度。」而不要写说:「×××迟迟没有进度。」 任何工作的完成,都需要依靠其他人的帮忙,特别是不同部门之间的合作。多找机会认识重要的关键人士,并保持良好的关系,有技巧地应对那些麻烦的头痛人物,就能让工作更顺利,增加你在组织内的能见度。
小心身边的敌人
在公司里,除了得和其他人保持良好的工作关系,另一方面也要懂得保护自己的名声,避免被人恶意破坏,妨碍你的工作。
列举出组织内3种常见的「致命小人」。
1.暗中搞破坏:这种人表面上对任何人都非常客气,刚认识的时候,对你称赞有加,态度非常热情。但是时间一久便显露真面目,故意散播不实的流言或是破坏你和其他人的关系。 
他可能无意间问你对某个人的看法,你最好直接回答不清楚,不要留下任何把柄。或者当你们开会时,最好能有相关的第3人在场,以免他有扭曲事实的机会。他也可能故意在你主管面前说你的不是,为了以防万一,每天写下你的工作成果或是碰到的困难,让主管清楚事情的全貌。
2.故意找碴:这种人喜欢鸡蛋里挑骨头,爱找麻烦或唱反调,对于你所提出的想法永远有意见。通常是因为他的心里不是十分确定,也不知道要如何判断,所以提出一些看来似乎不太重要的问题,感觉在刁难你。 但只要交手几次之后,就可以知道他通常对哪些地方有意见或是不满,然后针对这些问题准备好详细的内容,并寻找有力人士的背书,当他提出质疑时,就比较容易说服对方。
3.责任往外推:只要一出事,这种人就会将所有的责任都推到别人身上,假装自己是无辜的受害者,永远一堆抱怨和托辞。 应付的办法就是白纸黑字写清楚,所有讨论与沟通的过程都要记录,就算到时候对方说「没有人告诉我这件事」或是「当初的决定不是这样的」等类似的借口,你也有证据证明自己的清白。

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