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更精益处理E-mail

时间: 2020-08-03点击:466

E-mail越来越与工作密切相关,如何有效利用而不致于被E-mail困扰,成为难题:
1、每天收到的邮件越来越多,没有时间打开更不要说回复;
2、使用邮件发出信息,却没有得到及时的回复,空等;
3、对方发出或自己发出的邮件,却说没有收到
。。。。。。
大前研一曾经说过这样一句话:不要让邮件过夜。认为非常有道理。
我们可能没有很多时间去处理邮件,于是在打开邮件后,想着等下再回复,于是等我们再有时间回复时,却不知道哪些已经回复而哪些未曾回复,于是又需要花费时间再判断,从精益生产的角度来说,属于不良返工;
而有些时候,我们可能有些天很忙,于是没有去看邮件,等有空再打开时,发现里面堆积如山,更无暇回复,对邮件产生恐惧。而从精益生产的角度来看,属于批量生产,导致某天需要大量时间和精力去处理,勿忙回复之下质量可想而知;
而有些时候,我们可能会有点空闲时间,于是不停地刷新回复与接收,想第一时间处理,白浪费时间,从精益的角度来看,属于等待闲视;
有签于此,对于邮件,有必要安排一个固定时间去处理,形成习惯之后,别人自然知道在什么时候你有时间去处理,也就是说对你的纳期有信心,不会重复发送;而对于自己,也能够当天处理完成当天事情,今日事今日毕,使处理时间均衡化;另外,固定时间之后,只要一打开邮件就完成处理,那就只需要关注未读邮件,其余的都是已经处理完成的,而无需再打开浪费动作;也就是说当你没空时,就不要打开邮件,因为你已经没有时间处理眼下的工作,再打开邮件接受新的信息,只能让信息等待,也扰乱自己的心情;将常用人的邮件分类设置,也是个不错的方法,这样可以知道哪些需要优先处理,哪些可以延后对待。
最后,关于无法接收问题,有一个是因为版本问题,也有设置的原因。因此使用通用性软件/邮箱是个不错的选择,不要轻易设置拒绝名单。

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